הוראות ניהול ספרים

"הדגים שעולים בחכה הם הדגים שפותחים את הפה"..

ככה פתח רו"ח דחוח הלוי את הרצאתו בנושא ניהול ספרים במסגרת השתלמות בה השתתפתי מטעם לשכת רואי חשבון בנושא של ניהול ספרים. תמוהה?!מוזר?!  גם אני חשבתי בדיוק כמוכם אבל כשיצאתי מההרצאה המרתקת קבלתי עוד כמה כלים לארגז הכלים שלי כדי להבטיח שהלקוחות שלי יעמדו במבחן התוצאה – ניהול ספרים על פי התקנות ולא יגיעו לידי פסילת ספרים.

אז לפני שנדבר על דגים וחכות חשוב לי שתבינו  על מה בעצם אנחנו מדברים?

מהם הוראות ניהול ספרים?
הוראות ניהול ספרים הם מקבץ של הנחיות מטעם מס הכנסה שנועדו לתת מסגרת לבעלי עסקים מה עליהם לתעד במהלך העסק  ומתי.
כבעל עסק חלה עליך  חובה  לנהל את ספרי החשבונות כפי שנקבעו בתקנות מס הכנסה.
לכל עסק ישנם הוראות ניהול ספרים החלות עליו על פי התוספת שנקבעה בתקנות.
החשיבות של ניהול הספרים בצורה נכונה, ובהתאם להוראות, היא קריטית.
אי מילוי ההוראות באופן מדוייק, מהווה ליקוי מהותי, ואף ייתכן ויביא לפסילת ספריך.

סקירה כללית על הוראות ניהול ספרים:

חלק א עוסק בשיטת הנהלת חשבונות
ישנן 2 שיטות הנהלת חשבונות: השיטה החד צידית והשיטה הכפולה.
הנהלת חשבונו חד צידית רושמת את ההכנסות וההוצאות שהתהוו לעסק במהלך השנה ומאפשרת קבלת תמונת רווח והפסד של העסק.
הנהלת חשבונות כפולה רושמת את ההכנסות וההוצאות שהתהוו במהלך השנה ובנוסף נותנת תמונה כוללת על מצב הנכסים וההתחייבויות וההון העצמי של העסק. לדוגמה- מה החב של העסק כלפי ספקים? מה החב של הלקוחות כלפי העסק מה המצב בבנק וכולי.
כדי לקבוע איזו שיטה העסק חייב ליישם ישנם קריטריונים  הבוחנים את היקף המחזור העסקי ואת כמות העובדים. בעקרון, עסקים בעלי היקף פעילות קטן חייבים בהנהלת חשבונות חד צידית, ועסקים בעלי היקף פעילות גדול חייבים בהנהלת חשבונות כפולה.

חלק ב עוסק בתיעוד בסיסי
כאן ישנן הוראות מפורטות מה יש לתעד בעסק ומתי.

קבלה
זהו המסמך החשוב ביותר בתיעוד פעילות העסק. קיימת חובה להוציא קבלה מיד עם קבלת התשלום. או מיד כשראית שנתקבל תשלום בהעברה בנקאית.
אם קבלת הכספים נעשתה מחוץ לעסק, אזי ניתן לרשום אותה למחרת בהתקיים התנאים הבאים: מדובר בשיק לפקודת המקבל בלב, השיק לא סחיר ונקוב עליו תאריך פירעון.
גם אם מדובר בקבלת הלוואה או פקדון חובה להוציא קבלה.

אי רישום תקבול מהווה עילה לפסילת ספרים במס הכנסה וההשלכות של זה הן עצומות מבחינת הוצאות מס שהעסק יחוייב בהן. במקרה כזה על הנישום להוכיח לפקיד השומה 2 דברים:
שלא היתה לו כוונה להעלים
לא מדובר באי רישום שיטתי שחוזר על עצמו.

לדוגמה: לנישום שעוסק בשיפוצים הגיע ביקורת ממס הכנסה. הפקח מצא שיק שקבל מלקוח בתוך פנקס ההזמנות של הנישום. הטענות שניתן לטעון לטובתו הן:
העובדה שרשם את ההזמנה בספר הזמנות מוכיחה שלא היתה בכוונתו להעלים. בנוסף השיק הונח בספר הזמנות דבר שמוכיח את כוונתו לתעד את השיק בהמשך
הנישום נוהג לרשום את הכנסותיו בזמן באופן שיטתי ודוגמה זו אינה משקפת את התנהלותו השוטפת.

חשבונית  מס
חשבונית מעידה על קיום עסקה בעסק. מתי יש להוציא את החשבונית?
בעסקה של מכירת סחורה- יש להוציא חשבונית תוך 14 יום מיום המכירה בתנאי שיצאה תעודת משלוח. אחרת יש להפיק מיד עם הוצאת הסחורה ללקוח.
בעסקה של שירותים – בעלי מקצועות חופשיים יוציאו חשבונית תוך 7 ימים מיום קבלת התמורה. לעומת זאת אם אינך מוגדר כבעל מקצוע חופשי עלייך להוציא את חשבונית המס תוך 14 יום ממתן השרות בלי קשר אם קבלת את התמורה או לא.

חשבונית  מס זיכוי
זוהי חשבונית מס הפוכה שנועדה לזכות את הלקוח או לבטל חשבונית עסקה שיצאה.
במקרה כזה חובה להחתים את המקבל על החשבונית זיכוי כדי לוודא שהלקוח יכלילה בדוח ולא ידרוש הוצאה מנופחת.
מה עושים במקרה של חוב אבוד? לקוח פשט את הרגל ואין סיכוי שנגבה את החב- למי מוציאים את החשבונית? מוציאים חשבונית זיכוי על שם הלקוח ושולחים למע"מ. (כי אין לקוח לשלוח אליו או להחתימו..)

כבעל עסק חשוב מאד להבין את הכח שקבלת מעצם הגדרתך  כעוסק מורשה. חשבת פעם מה המשמעות של המילה מורשה? מה אתה מורשה לעשות? התשובה היא שכבעל עסק מורשה אתה מורשה להנפיק חשבוניות מס. חשבונית מס הוא כמו שיק שאתה נותן ללקוחות שלך והם גובים כסף ממע"מ. לכן בהפקת חשבונית מס יש לנהוג במשנה זהירות. לדוגמה- הוצאת חשבונית ללקוח ,הנ"ל יצא מהחנות וחזר אחרי מספר דקות וביקש לשנות פרטים בחשבונית. אסור לך לשנות את החשבונית מחשד לשימוש כפול בחשבונית (ב 2 גרסאות) ולכן חובה עליך להוציא חשבונית זיכוי, להחתים את הלקוח ולהוציא חשבונית מס חדשה.

תיעוד חוץ
תיעוד החוץ הוא כל המסמכים שקשורים לניהול העסק שלך.
חשבוניות מספקים, חשבונות טלפון , חשמל ועוד.
הוראות ניהול ספרים קובעות שיש לשמור תיעוד זה במשך 7 שנים , יחד עם מסמכי החשבונות של העסק.

ספר הזמנות– ספר זה מתעד את ההזמנות שבוצעו על ידי הלקוחות שלך. זהו ספר שחובה לנהלו אצל עסקים רבים אך אינו מנוהל מחוסר תשומת לב וידע. חשוב לדעת שבעת דיון במס הכנסה בודקים את הקורולציה בין ספר ההזמנות ספר הקבלות וחשבוניות המס. כששלושתם מסונכרנים יש תמונת מצב טובה על העסק וזה ישאיר רושם טוב על המפקח.

ספרים נוספים
יומן רופא, ספר תנועות מלאי ספר לקוחות ועוד.
כדי שתדע אילו ספרים עלייך לנהל יש להבין את המהות של העסק והיכן הוא נופל בתקנות. לדוגמה: שיפוצניק- האם חלות עליו הוראות ניהול ספרים של קבלן בנינים? למרות  שהם עוסקים שניהם בבניה הדרישות של מ"ה שונות ביחס לכל אחד. לפי הגדרות מ"ה קבלן הוא מי שמתעסק בבניית בנינים חדשים ומכאן ששיפוצניק לא נכלל בהגדרה ולכן השיפוצניק יהיה חייב בניהול יומן עבודה מה שלא כן בקבלן בניה.
לכן חשוב מאד כשפותחים עסק לגשת לרואה החשבון על מנת לוודא מהן הוראות ניהול ספרים החלות על העסק ובכך למנוע בעתיד הוצאות מיותרות ועגמת נפש.

אז בואו נחזור לדגים שבים…

רו"ח שמואל דחוח הלוי פתח את הרצאתו ואמר " הכלל החשוב ביותר הוא: הדגים שפותחים את הפה הם הדגים שעולים בחכה"
היה והגיע מפקח מס הכנסה לביקורת בעסק שלכם, שימו לב מה אתם אומרים מה אתם חייבים להגיד ומה לא. מתן אינפורמציה עודפת ומענה על שאלות שלא נשאלו (וגם כאלו שנשאלו) לא הכרחית ולפעמים מזיקה.
הרבה פעמים בעלי עסקים נופלים בביקורת בגלל שנתנו אינפורמציה שלא נשאלו לגביה ונידבו אותה למפקח.
שימו לב כי אין למפקח רשות לערוך חיפוש ללא צו מבית משפט.

אז אחרי שתתיעץ ותבין כיצד אתה ממלא את חובתך לנהל את ספרי החשבונות בצורה נכונה תוכל להיות רגוע גם כשתגיע לפתחך ביקורת.

אשמח להפגש אתך ולהדריך אותך בצורה ברורה ופרקטית איך לעשות את זה נכון.
לקביעת פגישת ייעוץ ללא התחייבות לחץ כאן